Maßnahmen: Einfache vs. Wiederkehrende

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit einfachen und wiederkehrenden Maßnahmen arbeiten. Wir vergleichen die wichtigsten Funktionen und heben die Unterschiede hervor.

1. Einfache Maßnahmen

Einfache Maßnahmen eignen sich für einmalige Aufgaben mit einem klaren Anfang und definiertem Ende. Sobald die Maßnahme abgeschlossen ist, wird sie als erledigt markiert und erfordert keine weiteren Durchführungen. Diese Maßnahme ist ideal für Aufgaben, die nicht wiederholt werden müssen, wie z. B. das Ersetzen eines Systems oder das Abschließen einer besonderen Prüfung.

Auch für einfache Maßnahmen können Durchführungen erstellt werden, um dokumentieren zu können, welche Schritte unternommen wurden und um Nachweise hochzuladen. Im Gegensatz zu wiederkehrenden Maßnahmen werden diese nicht automatisch generiert, sondern müssen manuell angelegt werden.

Merkmale:

• Einmalige Aufgabe: Die Maßnahme wird nur einmal durchgeführt.
• Manuelle Statusänderung: Der Status wird manuell gesetzt (z. B. offen, abgeschlossen, fehlgeschlagen).
• Fester Zeitplan: Legen Sie einen festen Start- und Endzeitpunkt für die Maßnahme fest.

2. Wiederkehrende Maßnahmen

Wiederkehrende Maßnahmen sind für Aufgaben vorgesehen, die in regelmäßigen Abständen anfallen, wie z. B. monatliche Sicherheitsüberprüfungen oder regelmäßige Wartungen. Sie können einen festen Rhythmus festlegen (z. B. alle 3 Monate), und das System erstellt automatisch fällige Durchführungen gemäß diesem Intervall.

Merkmale:

• Regelmäßige Aufgaben: Wiederkehrende Maßnahmen werden automatisch in den festgelegten Intervallen fällig.
• Automatischer Status: Der Status der Maßnahme wird automatisch anhand der Durchführungen gesetzt (z. B. planmäßig, verzögert).
• Flexibler Zeitplan: Statt eines Enddatums legen Sie einen Rhythmus fest, der den Intervall für zukünftige Durchführungen definiert.
• Durchführungen verwalten: Sie können die Dokumentation und Ergebnisse jeder Durchführung im Reiter Durchführungen nachverfolgen und Nachweise hinzufügen. Sie haben zudem die Möglichkeit, eine geplante Durchführung bei Bedarf zu überspringen.
• Regelmäßige Kontrollen: Wenn wiederkehrende Maßnahmen als Risikobehandlungen hinterlegt oder mit Compliance-Anforderungen verknüpft sind, wird das Risiko nur so lange reduziert bzw. die Compliance-Anforderung nur so lange erfüllt, wie die wiederkehrende Maßnahme rechtzeitig umgesetzt wird.

3. Welche Maßnahme sollten Sie wählen?

• Einfache Maßnahme: Wählen Sie diese für einmalige Aufgaben, die nach ihrer Durchführung keine weiteren Aktionen erfordern.
• Wiederkehrende Maßnahme: Nutzen Sie diese für Aufgaben, die regelmäßig erledigt und dokumentiert werden müssen, wie z. B. Compliance-Prüfungen oder routinemäßige Wartungen.